Archivsatzung der Stadt Friedrichsthal

Aufgrund des § 12 des Kommunalselbstverwaltungsgesetzes (KSVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 27.06.1997 (Amtsbl. S. 682) zuletzt geändert durch Art. 1 Abs. 17 des Gesetzes Nr. 1587 vom 15.02.2006 (Amtsbl. S. 474) und des § 15 Abs. 1 des Saarländischen Archivgesetzes (SArchG) vom 23. September 1992 (Amtsblatt S. 1094), hat der Stadtrat in seiner Sitzung am 28. Juni 2006 folgende Archivsatzung beschlossen:

§ 1 Geltungsbereich 

Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Stadtarchiv Friedrichsthal.

§ 2 Aufgaben und Stellung des Stadtarchivs

 

  1. Die Stadt Friedrichsthal unterhält ein Archiv. Das Stadtarchiv ist die zuständige Fachdienststelle innerhalb des Fachbereiches I „Zentrale Dienste“ für alle Fragen des städtischen Archivwesens und der Stadtgeschichte.
  2. Das Archiv hat die Aufgabe, die in allen Dienststellen der Stadt Friedrichsthal, deren Eigenbetrieben und in den von ihr wesentlich bestimmten Gesellschaften anfallenden  Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu prüfen und solche von bleibendem Wert mit den entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen sowie allgemein nutzbar zu machen.
  3. Das Stadtarchiv kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch fremdes Archivgut aufnehmen. Hierzu gehört u.a. die Übernahme von Schriftgut von Personen, Firmen, Verbänden, Vereinen, Organisationen und politischen Parteien oder Gruppierungen. Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Stadtarchiv.
  4. Das Stadtarchiv sammelt außerdem die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt bedeutsamen Dokumentationsunterlagen (z.B. Zeitungen, Plakate, Firmenunterlagen, Festschriften und Bildgut).
  5. Das Stadtarchiv fördert im Rahmen seiner Möglichkeiten die Erforschung und die Darstellung der Stadt- und Heimatgeschichte.
  6. Das Stadtarchiv berät die städtische Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen. Es kann außerdem nichtgemeindliche Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein städtisches Interesse besteht.

§ 3 Archivgut

  1. Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Stadt und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen oder juristischen Personen des privaten Rechts anfallen. Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Siegel, Stempel, Karten, Pläne, Plakate, Bild-, Film- und Tonmaterial, elektronische sowie sonstige Datenträger und Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung, Ordnung und Benutzung  erforderlichen Programme oder vergleichbaren Hilfsmittel.
    Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv ergänzend gesammelt wird.
  2. Archivwürdig sind Unterlagen, die auf Grund ihrer politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtssprechung und Verwaltung sowie für die berechtigten Belange der Öffentlichkeit von bleibendem Wert sind. Als archivwürdig gelten auch solche Unterlagen, deren Archivierung durch Rechtsvorschrift angeordnet ist.

§ 4 Archivierung

  1. Archivierung beinhaltet die Aufgabe, das Archivgut auf Dauer zu übernehmen, instandzusetzen, sachgemäß zu verwahren, zu erfassen, zu erschließen und für die Bedürfnisse der Gesetzgebung, der Verwaltung, der Rechtspflege, der Forschung sowie für die Informationsinteressen der Öffentlichkeit bereitzuhalten oder auszuwerten.
  2. Mit Zustimmung der abgebenden Stelle kann das Stadtarchiv die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer Form archivieren und die Originalunterlagen vernichten, soweit dies unter archivarischen Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist; für die neugeschaffenen Aufzeichnungen gelten dieselben Regelungen, die auf die Originalunterlagen Anwendung finden würden.

 

§ 5 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes

  1. Das Stadtarchiv hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.
  2. Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.

§ 6 Auftragsarchivierung

Das Stadtarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. Die Verantwortung des Stadtarchivs beschränkt sich auf die in § 5 Abs. 1 Satz 2 bestimmten Maßnahmen.
 

§ 7 Beteiligung des Archivs

Das Archiv ist wegen einer möglichen späteren Archivierung an allen grundsätzlichen Fragen der Schriftgutverwaltung zu beteiligen, die Unterlagen betreffen (z.B. Aktenplan, Aktenordnung, Einsatz der Datenverarbeitung, Einsatz von Mikrofilmen oder von Recyclingpapier). Die Akten der Registratur gehen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, sofern sie archivwürdig sind, in das Archiv über. 
 

§ 8 Aussonderung von Unterlagen

  1. Die Dienststellen der Stadt Friedrichsthal, ihrer Eigenbetriebe und in deren Eigentum stehenden Gesellschaften sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, im Rahmen der Aktenordnung auszusondern. Die Dienststellen prüfen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle 2 Jahre, welche Teile ihrer Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Unterlagen sollen spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung ausgesondert werden.
  2. Ausgesonderte Unterlagen sind von der abgebenden Dienststelle unter Angabe des Aktenzeichens und der Aufbewahrungsfrist in ein Aussonderungsverzeichnis einzutragen und dem Archiv vollständig zur Übernahme anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften andere Regelungen enthalten. Anzubieten sind auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind (z.B. § 30 Abgabenordnung, § 35 SGB I). Die Entscheidung über die Archivierung dieser Unterlagen liegen im pflichtgemäßen Ermessen des Archivs.
    Dem Stadtarchiv sind auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Drucksachen der Stadt kostenlos zu überlassen.
  3. Auswahlkriterien und technische Kriterien für die Übernahme von automatisierten Informationen sowie für gleichförmige Unterlagen, die in großer Zahl anfallen und von bleibendem Wert sind, legen die anbietende Dienststelle und das Archiv in einer Vereinbarung vorab im Grundsatz fest oder regelt eine Dienstanweisung.
  4. Das Archiv überprüft die in das Aussonderungsverzeichnis eingetragenen Unterlagen auf ihren bleibenden Wert und entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Dienststelle über die Archivwürdigkeit und die Übernahme in das Archiv. Unterlagen von bleibendem Wert sind vom Archiv zu übernehmen. Sie gehen mit der Übernahme in die ausschließliche Verantwortung des Archivs über.
  5. Unabhängig von der Archivwürdigkeit können Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, dem Archiv zur befristeten Aufbewahrung angeboten werden. Die Dienststellen legen in Abstimmung mit dem Archiv die Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage von Rechtsvorschriften oder zur Sicherung der Verwaltungsarbeit fest. Während dieser Fristen dürfen Unterlagen nicht verändert werden. Über die Benutzung durch Dritte entscheidet die abgebende Dienstelle.Die Verantwortung des Archivs beschränkt sich auf die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen.
  6. Die Entscheidung über den Verbleib der Unterlagen im Archiv oder über ihre Vernichtung ist im Aussonderungsverzeichnis zu vermerken. Das Aussonderungsverzeichnis ist dauernd aufzubewahren.

 

§ 9 Vernichtung

  1. Dienststellen und Eigenbetriebe der Stadt dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat.
  2. Ausgesonderte Unterlagen, deren Übernahme vom Archiv abgelehnt wurde, sind in der Regel zu vernichten.


§ 10 Nutzung des Archivs durch die abliefernde Stelle

  1. Die abliefernde Stelle hat das Recht, Archivgut aus ihren Beständen jederzeit zu nutzen.
  2. Das Nutzungsrecht erstreckt sich nicht auf personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen.

§ 11 Nutzung des Archivs durch Dritte

  1. Jedermann ist berechtigt, das Archivgut aus einer mehr als 30 Jahre zurückliegenden Zeit zu amtlichen, wissenschaftlichen oder publizistischen Zwecken sowie zur Wahrung berechtigter persönlicher Belange zu nutzen, sofern durch Gesetze oder aufgrund einer Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist. Besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern von Archivgut, das nicht im Eigentum der Stadt Friedrichsthal steht und testamentarische Bestimmungen bleiben unberührt.
  2. Die Schutzfrist nach Absatz 1 gilt nicht für Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.

§ 12 Benutzungs- und Gebührenordnung

 
Die Art der Benutzung des Archivs sowie die Erhebung von Benutzungsgebühren werden in einer gesonderten Benutzungs- und Gebührenordnung festgelegt.
 

§ 13 Inkrafttreten

 
Diese Satzung tritt am Tage nach Ihrer Bekanntmachung in Kraft.
 

Friedrichsthal, den 30. Juni 2006